Cách xã giao giúp bạn thành đạt khi ở Nhật

  • bởi

Nếu bạn làm việc ở Nhật Bản, sẽ có lúc bạn ra ngoài thăm khách hàng. Bạn có biết rằng có nghi thức kinh doanh liên quan đến thứ tự chỗ ngồi khi vào phòng họp?. Miễn là bạn hiểu được những điều cơ bản, bạn sẽ không gặp phải bất kỳ khó khăn nào khi bạn cần sử dụng phép xã giao như vậy. 

Giao tiếp theo phong cách Nhật

Giao tiếp theo phong cách Nhật

Nghi thức tương tự về thứ tự chỗ ngồi trong phòng họp

Nghi thức trong phòng họp

Kamiza và Shimoza là người hiếu khách, trong đó bạn thể hiện sự tôn trọng bằng cách cung cấp chỗ ngồi tốt nhất cho những người có cấp bậc cao hơn bạn. Kamiza là vị trí mà những người có cấp bậc cao hơn (những người có vị trí cao hơn, chẳng hạn như cấp trên hoặc khách hàng của bạn) ngồi, và mặt trái của điều này là Shimoza, đó là vị trí mà những người dưới bạn xếp hạng (những người có cấp bậc một vị trí thấp hơn, chẳng hạn như cấp dưới hoặc những người lưu trữ giải trí trong môi trường kinh doanh).

Trong trường hợp phòng họp, chỗ ngồi cách xa lối vào / lối ra của phòng đó là kamiza và chỗ ngồi gần lối vào / lối ra là Shimoza.

Các khách hàng đang hướng về phía Kamiza, và sau đó các giám đốc điều hành nội bộ tương ứng ngồi theo thứ tự. Trong trường hợp có những người có cùng cấp bậc, họ sẽ ngồi theo thứ tự tuổi và vị trí cao hơn. Thật đơn giản khi mời khách hàng đến công ty của riêng bạn, nhưng khi đến thăm bên kia, có những lúc cần phải có một phản ứng bất thường hơn. 

  • Khi mời khách hàng đến công ty của bạn

Khách hàng ngồi ở phía xa của căn phòng, và những người từ công ty của bạn ngồi gần cửa nhất. Ví dụ, trong trường hợp khách hàng của bạn đến thăm với Trưởng phòng và hai nhân viên bình thường, và họ được chào đón bởi một Trưởng phòng và nhân viên bình thường từ công ty của bạn, hướng khách hàng đến phía xa của phòng và Bộ phận Trưởng đến chỗ ngồi xa nhất, theo sau là các nhân viên bình thường từ khách hàng bên cạnh họ. Các khách hàng từ công ty riêng của bạn nên ở gần, và từ xa nhất, đây phải là Giám đốc Bộ phận và sau đó là nhân viên bình thường.

  • Khi đến thăm khách hàng khác

Theo các quy tắc cơ bản, vì bạn là khách hàng của trực tuyến, bạn nên ngồi ở phía xa. Tuy nhiên, nếu công ty của bạn đang nhận được công việc, hoặc ở vị trí bán hàng, về cơ bản, bạn nên ngồi theo Shimoza. Sau đó, bạn chỉ nên chuyển đến Kamiza khi được đại diện của công ty kia hướng dẫn làm như vậy. Tuy nhiên, nếu cấp trên mà bạn đi cùng ngồi ở Kamiza, bạn nên ngồi cạnh họ (ở phía gần).

Nói vui lòng, hãy đến với cách này là một kiểu nghi thức

Bạn không nên quá cố định trên Kamiza hoặc Shimoza. Một số công ty không chú ý đến Kamiza và Shimoza. Tùy thuộc vào cách bố trí phòng họp, có thể có trường hợp phía gần được coi là Kamiza. Có thể dễ dàng hơn để vận hành các cơ sở được sử dụng trong cuộc họp từ phía xa của căn phòng, hoặc có thể có các đối tượng được đặt ở đó, vì vậy đôi khi nên xem xét cho những người từ công ty nhà ngồi ở phía xa.

Đối với công ty của riêng bạn, hãy chắc chắn rằng bạn kiểm tra các quy tắc công ty của bạn trước. Khi cung cấp hướng dẫn, hãy nói rằng, xin vui lòng, hãy đến đây bằng cách này để bên kia không bị nhầm lẫn.

Khi bạn đang truy cập một công ty, hãy làm theo các quy tắc của công ty khác. Nếu họ nói vui lòng, hãy đến theo cách này, hãy ngồi theo hướng dẫn này.

cách lấy hợp đồng

Cách cúi chào trong văn hóa giao tiếp

Những điểm cần lưu ý khi đến thăm các công ty khác

Khi đến thăm các công ty khác, thông thường bạn nên yêu cầu hướng dẫn tại quầy lễ tân và sau đó chờ đợi để được hướng dẫn đến phòng họp.

Khi suy nghĩ về thời gian cuộc họp của bạn bắt đầu, hãy chắc chắn rằng bạn đến đủ sớm để xem xét thời gian cần thiết để tiếp nhận và hướng dẫn. Nếu bạn không biết tình hình sẽ như thế nào ở công ty kia, hãy đảm bảo rằng bạn đến trước 10 phút.

Khi bạn đến quầy lễ tân, hãy nêu tên công ty của bạn và đặt tên riêng của bạn, cũng như đặt tên cho người mà bạn sẽ gặp. Có những trường hợp khi không có tiếp nhận, nhưng một điện thoại nội bộ và biểu đồ số được cung cấp. Trong trường hợp như vậy, tìm kiếm phần mở rộng của bên kia và gọi cho họ qua điện thoại nội bộ.

Đứng trong khi bạn đang chờ để được hướng dẫn. Đừng ngồi cho đến khi bạn được bảo là hãy vui lòng ngồi ghế.

Sau khi bạn được hướng dẫn đến phòng họp, bạn có thể ngồi đợi người bạn sắp gặp, nhưng ngay khi họ vào phòng, bạn nên đứng dậy để chào họ.

Đáp ứng theo tình hình

Các nghi thức khi đến thăm các công ty sẽ khác nhau tùy thuộc vào mối quan hệ giữa công ty của họ và công ty của bạn và quy tắc của công ty khác. Tuy nhiên, miễn là bạn có những điều cơ bản, bạn sẽ có thể trả lời linh hoạt. Thay vì quá cứng nhắc, hãy hành động theo quy tắc của bên kia.

Có nhiều sự khác biệt trong khái niệm và cách thức sử dụng danh thiếp giữa Nhật Bản và nước ngoài.

Trong bối cảnh kinh doanh tại Nhật Bản, Danh thiếp được trao đổi trong cuộc họp đầu tiên và được coi là ‘bộ mặt’ của người đó. Nó có thể là một thời điểm rất quan trọng để quyết định ấn tượng đầu tiên.

Bạn có thể cảm thấy không thoải mái khi tuân thủ nhiều cách cư xử trong cách trao đổi danh thiếp của người Nhật. Nhưng, bạn không cần phải lo lắng. Chúng tôi chỉ cho bạn ở đây cách ‘trình bày thân mật và thân mật nhận’, cách thức rất cơ bản.

Đặt danh thiếp của bạn trong hộp đựng thẻ

Bạn phải đặt danh thiếp của bạn trong hộp đựng thẻ mà bạn mang theo. Bạn không thể thay thế bằng một cuốn sổ tay bỏ túi hoặc ví tiền. Hoàn toàn không thể chấp nhận sử dụng thẻ bị ố hoặc nhăn.

Khi bạn đặt thẻ, ít nhất 10 bản, trong ngăn chứa thẻ, hãy đảm bảo chúng nằm đúng hàng. Nếu bạn quên hoặc thiếu thẻ, bạn phải xin lỗi khi nói rằng, tôi xin lỗi. Tôi đã hết thẻ. Ngay sau khi bạn trở lại công ty, bạn phải gửi danh thiếp của mình với một lá thư xin lỗi.

Chuẩn bị danh thiếp của bạn để được trình bày

Cuộc họp bắt đầu bằng việc trao đổi thẻ khi bạn chưa gặp bên kia trước đó. Khi trao đổi được thực hiện trong khi bạn đang đứng, bạn phải đứng lên nếu bạn đang ngồi, chỉ có hộp đựng thẻ trong tay, để lại chiếc cặp.

Khi bạn gặp gỡ nhiều người, hãy chuẩn bị cùng số lượng thẻ được rút ra từ vụ án trước đó. Nếu bạn giữ chúng bên dưới trường hợp tất cả được căn chỉnh theo cùng một hướng, sẽ dễ dàng hơn để trình bày chúng lần lượt.

Xuất trình thẻ bằng cả hai tay

Đặt một thẻ vào vỏ, mặt được hướng theo hướng của đối tác của bạn và giữ nó ở ngang ngực bằng cả hai tay. Sau đó trình bày thẻ giữ góc dưới bằng ngón tay cái và ngón trỏ của bạn.Đồng thời bạn phải nêu tên công ty, tên phần, tiêu đề và tên đầy đủ của bạn không viết tắt. Sau đó, bạn phải nói, ‘Rất vui được gặp bạn. Cảm ơn bạn.”

Bạn phải đứng thẳng, khẽ cúi đầu để giới thiệu bản thân với giọng điệu rõ ràng và dễ nghe.

Nhận trong cả hai tay

Nếu đối tác của bạn đang cho biết tên của anh ấy trong khi trình bày danh thiếp của anh ấy, bạn phải lắng nghe anh ấy cẩn thận. Sau đó, nhận thẻ của anh ấy bằng cả hai tay đặt ngón tay cái và ngón trỏ của bạn ở các góc của đầu này. Đồng thời, bạn phải nói rằng, cảm ơn bạn rất nhiều.

Bạn cần tránh đặt ngón tay lên logo công ty, tên và tên của người đó. Khi bạn không phải là tên của đối tác vì bạn không thể đọc kanji trên thẻ hoặc không thể nghe rõ, bạn có thể xác nhận bằng cách hỏi, ngay bây giờ tôi có thể biết tên bạn không?

Đưa danh thiếp bằng hai tay

Đưa danh thiếp bằng hai tay

Trao đổi thẻ đồng thời

Những ngày này, nhiều người trao đổi danh thiếp đồng thời với người khác.

Trong trường hợp này, bạn có thẻ của bạn trong tay phải của bạn và trường hợp thẻ ở bên trái. Sau đó, đưa thẻ của bạn xuống vị trí thấp hơn một chút so với thẻ của đối tác của bạn.

Bạn nhận được thẻ của anh ấy trên đầu hộp đựng thẻ của bạn và khi tay phải của bạn trở nên tự do, hãy đặt nó vào cạnh thẻ của anh ấy, nói rằng, Cảm ơn bạn rất nhiều.

Lý do đưa ra danh thiếp của bạn ở cấp độ thấp hơn một chút so với anh ấy là để thể hiện sự tôn trọng của bạn với người khác. Tuy nhiên, điều gì sẽ xảy ra nếu anh ấy mở rộng cánh tay của bạn thấp hơn bạn? Sau đó, bạn chấp nhận thẻ của anh ấy, nói Xin hãy tha thứ cho tôi. Thật tốt nếu người khác hiểu rằng bạn đã cố gắng khiêm tốn.

Thứ tự trao đổi – ai nhận trước

Nói chung, một người đàn em đưa thẻ của mình đầu tiên. Khi bạn nhận được tiền hoặc kinh doanh từ người khác, bạn đang ở một vị trí thấp hơn ngay cả khi bạn đang truy cập.

Khi bạn trao đổi danh thiếp với nhiều người, bạn cần bắt đầu từ đối tác cao cấp và đi tiếp theo thứ tự vị trí của họ, như thể hiện trong hình minh họa dưới đây.

Nếu bạn đi cùng sếp, bạn có thể đi theo anh ấy. Khi bạn ở một mình, bạn cần bắt đầu trao đổi thẻ với người cao cấp nhất của họ.

Phải làm gì với những thẻ bạn đã nhận được

Không bao giờ để thẻ vào trường hợp ngay lập tức. Khi bạn ngồi vào chỗ, bạn phải đặt thẻ nhận được lên trên hộp đựng thẻ trên bàn sao cho bạn có thể đọc tên trên đó.

Nếu có nhiều người, hãy để lại thẻ của người cao cấp nhất trong hộp thẻ của bạn và đặt các thẻ khác theo thứ tự chỗ ngồi của họ.

Có một cách quan trọng bạn nên biết. Đó là không viết bất cứ điều gì lên danh thiếp nhận được trước mặt người khác. Bạn muốn viết một số ghi nhớ, bạn nên làm như vậy khi trở về văn phòng của bạn.

86 views

Bạn thấy bài viết hữu ích không

Click vào ngôi sao để đánh giá

Đánh giá 5 / 5. Số đánh giá 3